Kara umowna – jej skuteczne zastrzeżenie

Kara umowna jest zabezpieczeniem należytego wykonania umowy. Aby skutecznie chronić swoje interesy, należy zastrzec ją w treści umowy. Wówczas, w razie niedopełnienia przez drugą stronę określonych zobowiązań, istnieje możliwość ubiegania się o zryczałtowane odszkodowanie poprzez zapłatę zastrzeżonej kary. Warto jednak wiedzieć, w jaki sposób zawrzeć zapis o karze umownej, by spełnił swoją funkcję i nie mógł zostać podważony.

Kara umowna – co na jej temat mówią przepisy?

Kara umowna może zostać zastrzeżona wyłącznie w odniesieniu do wykonania zawartych w umowie zobowiązań niepieniężnych. Takie zapisy umieszcza się między innymi w umowach dotyczących:

• zamówień publicznych,
• umów o roboty budowlane,
• umów o dzieło,
• umów o pracę,
• umów w obrocie gospodarczym.

Zawarcie postanowień o karze umownej oznacza, że naprawienie szkody wynikającej z niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania nastąpi w ramach zapłaty określonej sumy pieniężnej.

W myśl omawianych regulacji wierzyciel może ubiegać się o rekompensatę bez względu na wysokość poniesionej szkody. To znaczy, że ustalona kwota kary umownej co do zasady powinna zostać wypłacona mu w całości, a nie częściowo. Z kolei żądanie odszkodowania przekraczającego wysokość zastrzeżonej kary nie jest dopuszczalne, chyba że obie strony w treści umowy w sposób jednoznaczny przewidziały taką możliwość.

Ważne!
Kara umowna dotyczy wyłącznie niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązań o charakterze niepieniężnym. Nie można więc ubiegać się o jej wypłacenie na przykład za brak otrzymania zapłaty wynagrodzenia w umówionym terminie.

Specyfika danej umowy, a także interesy stron wyznaczają, jakie kary umowne powinny być przewidziane w treści zawieranej umowy.

Określenie wysokości kary pieniężnej – podstawowy warunek jej zastrzeżenia w umowie

Aby skutecznie zastrzec karę umowną w zawieranej umowie, należy precyzyjnie określić jej wysokość. Jest to najważniejszy warunek, który jest konieczny do wypłaty ewentualnego odszkodowania za naruszenie umowy.

Kara umowna musi być określona w taki sposób, by postanowienie umowne jasno określało kwotę do zapłaty lub pozwalało na jej wyliczenie.

Zgodnie z art. 483 § 1 Kodeksu cywilnego nie jest konieczne jej określenie kwotowe. Może ono nastąpić na podstawie kryteriów jednoznacznie ustalonych przez obie strony. Takie kryteria muszą umożliwiać jej wyliczenie arytmetyczne, nie ma jednak konieczności ustalenia podstawy, od której będzie zależna wysokość kary umownej.

Wysokość kary umownej – jak ją ustalić?

Zadaniem kary umownej jest m.in. zniechęcanie stron do niewywiązywania się z umów, dlatego ustalona kwota pieniężna powinna być na tyle wysoka, by miała skuteczne oddziaływanie prewencyjne. Z drugiej strony jej celem nie może być wzbogacenie się wierzyciela.

Przepisy nie zawierają konkretnych zasad ustalania wysokości kary umownej. Można jednak znaleźć wypowiedzi judykatury dotyczące tego, kiedy ma się do czynienia z jej nieadekwatną wysokością.

W uzasadnieniu wyroku Sądu Najwyższego z 3 dnia lutego 2021 r., V CSKP 17/21 podnosi się, że:

„Katalog kryteriów pozwalających na zmniejszenie kary umownej nie jest zamknięty, a ocena w tym zakresie, w zależności od okoliczności sprawy, należy do sądu orzekającego. Niewątpliwie miarkowanie kary umownej ma na celu przeciwdziałanie dużym dysproporcjom między wysokością zastrzeżonej kary a godnym ochrony interesem wierzyciela.”.

W praktyce oznacza to, że strona umowy, na którą nałożono karę, może zwrócić się do sądu. Jeśli sąd uzna, że wysokość kary umownej była nieadekwatna do przedmiotu umowy i skali naruszenia wynikających z niej zobowiązań, to może uznać ją za nienależną w całości lub ją zmniejszyć (zmiarkować). Ustalając wysokość kary umownej, zawsze należy więc dopasować jej zakres i wysokość do przedmiotu realizowanej umowy. W razie wątpliwości warto skorzystać z porady specjalisty w tym zakresie. Dzięki temu można zminimalizować ryzyko uznania przewidzianej w umowie kary za bezzasadną.

Kara umowna i jej skuteczne zastrzeżenie – jak to zrobić?

Planując uwzględnienie zapisu o karze umownej, na przykład w umowie w obrocie gospodarczym, umowie o zamówieniu publicznym lub umowie o roboty budowlane, należy pamiętać o dwóch podstawowych zasadach. Ich spełnienie pozwoli ubiegać się o odszkodowanie umowne w razie niewykonania zobowiązania.
Konieczne jest:

• określenie zobowiązania strony umowy, którego niewykonanie lub nienależyte wykonanie wywołuje obowiązek zapłaty kary,
• określenie wysokości kary umownej.

Z tego wynika, że należy precyzyjnie określić, w jakiej sytuacji kara umowna ma swoje zastosowanie oraz ustalić jej wysokość. Nie musi być ona podana w formie konkretnej kwoty, jednak musi być możliwa do obliczenia. Jeśli jeden z warunków nie zostanie spełniony, dłużnik może z powodzeniem ubiegać się o uznanie zapłaty kary za pozbawione podstaw lub o jej zmniejszenie.

Dochodzenie naprawienia szkód przewyższających karę umowną

Warto także zwrócić uwagę na kwestię dochodzenia roszczeń przewyższających karę umowną. W umowie powinien znaleźć się zapis, który uwzględnia możliwość uzyskania tego rodzaju odszkodowania.

Jeśli go nie będzie, a strona umowy nie wykona zobowiązania, wierzyciel będzie mógł się ubiegać wyłącznie o rekompensatę ograniczoną do wysokości kary umownej – nawet jeśli faktycznie poniesione szkody znacząco ją przewyższą.

Bez zapisu o dochodzeniu odszkodowania ponad karę umowną sąd w razie sporu uzna, że zapłata kary umownej wyczerpała roszczenia wobec dłużnika